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Dernière mise à jour le 21/11/2018

Mode d'emploi des adresses [email protected] sur Gmail

Table des matières

1 - Généralités (Retour au haut de page)

Dans le cadre de la configuration de l'hébergement du site internet de l'Abeille chez l'hébergeur Dreamhost, l'Abeille, en la personne de son webmestre, a la faculté de domicilier le mail associé au nom de domaine du site chez Dreamhost (il faut alors le configurer à la dure) ou de mettre en place gratuitement une ou plusieurs dizaines d'adresses du type [email protected] chez Google. Notons que Google n'autorise pas plus de 50 adresses par domaine actif (et ce chiffre peut changer avec le temps), c'est à dire pas assez pour permettre de donner une adresse à chaque Abeille. De ce fait, on limite ces adresses à des adresses fonctionnelles pour les dirigeants (membres du comité directeur et responsables de commissions ou autres actions). Surtout, on devra récupérer les adresses de ceux qui quittent une fonction de dirigeant, pour recycler leurs adresses. C'est le choix Google qui a été retenu, en dépit de la limitation du nombre d'adresses que ce choix sous-entend.

On trouvera toute référence sur la création du paquet de noms de domaine (un paquet par domaine actif, tel que www.abeille-cyclotourisme ou 2000.abeille-cyclotourisme ou 2020.abeille-cyclotourisme) chez Dreamhost. On y apprend aussi à donner à Google les éléments d'authentification qui permet à Google de nous croire quand nous lui déclarons (1) détenir les droits sur le nom de domaine en question et (2) que ce domaine est actif (n'est pas un site internet vide).

Choix fait. Ne configurer qu'une famille d'adresses en abeille-cyclotourisme.fr. car l'Abeille n'a qu'un site, en abeille-cyclotourisme.fr. Quand on en aura deux (2000.abeille-cyclotourisme.fr et 2020.abeille-cyclotourisme.fr, le site des deux qui est actif étant redirigé sur abeille-cyclotourisme.fr, on ne prévoit pas de changer d'avis pour autant.

Point de vigilance. Même si, aujourd'hui, abeille-cyclotourisme (en réalité www.abeille-cyclotourisme) héberge encore le site, dans le futur, 2000.abeille-cyclotourisme, le site manuel ancien, puis 2020.abeille-cyclotourisme, le site robotisé nouveau, hébergeront tous deux le site de l'Abeille sous l'appellation www.abeille-cyclotourisme. Abeille-cyclotourisme existera toujours et devra être la base d'authentification attendue par Google. Ce point sera à résoudre avec Dreamhost et Google le moment venu.

On trouvera donc deux types de comptes: le compte "admin": compte de l'administrateur, et les autres comptes.

2 - admin (Retour au haut de page)

Le premier compte créé est le compte admin

Login: admin

Pswd: ... (on ne va quand-même pas le crier sur les toits !)

Adresse internet de configuration: <https://apps.google.com/user/hub>

Adresse mail: <[email protected]>

Ce compte est accessible au webmestre Abeille, et seulement à lui. Il est réservé à l'administration et ne sert strictement à rien d'autre. Le webmestre Abeille a, par ailleurs, une adresse <[email protected]>. Il pourrait y avoir aussi webmestre-adjoint, webmestre-2000, webmestre-2020, etc.

Dans tout ce qui suit, chaque fois qu'on dira "Le Webmstre fera...", il faudra comprendre (sauf si le contexte indique autrement) qu'on veut dire en réalité: "Le Webmestre Abeille, en sa qualité d'administrateur du bouzin, fera...".

3 - Creation d'un compte (Retour au haut de page)

Le webmestre s'authentifie dans le compte administrateur.

En cliquent "Ajouter un nouvel utilisateur, le nouvel utilisateur est créé. Penser à noter son adresse mail (qui sera son identifiant) et son mot de passe (que le webmestre a créé en 8 caractères). On va ajouter ici, pour donner un exemple, l''utilisateur Z312 (prénom Z, nom 312, mail [email protected], mot de passe créé par l'administrateur "Z312z312" (il faut 8 caractères dont au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre).

z312
z312 va être créé
z312
z312 vient d'être créé
z312
Informations pour z312

Le tour est joué. Le compte est créé. En bas à droite, se trouve un menu qui permet notamment d'"Imprimer les informations de connexion". Parfait ! C'est ce qu'il faut faire.

Le webmestre Abeille contacte le futur bénéficiaire de ce compte et lui donne deux choix:

Le futur bénéficiaire doit choisir.

Pour transmettre des infos confidentielles, le webmestre Abeille peut transmettre par mail un pdf verrouillé et non-lisible, ou utiliser whattsapp. Il peut aussi utilise des moyens moins confidentiels, mais alors il faudra au bénéficiaire se dépêcher de se connecter et changer le mot de passe, pour ne pas laisse la main aux méchants.

Le bénéficiaire peut alors (et doit) alors configure son compte, comme décrit au paragraphe 5 ci-après.

4 - [email protected] (Retour au haut de page)

C'est en faisant ce qui est décrit au paragraphe 3 que le webmestre a créé le compte [email protected], qui est le compte destinataire des messages postés par les visiteurs sur le site internet quand ces visiteurs cliquent sur le lien "envoyer un message à l'Abeille". Ce compte est géré par le webmestre Abeille et par personne d'autre.

Hors spam, tous les messages ainsi récupérés sont redirigés directement du serveur Google vers les adresses mails courantes du président et du secrétaire. Cette configuration est gérée par le webmestre.

Ce dispositif marche depuis la création du site internet, ce qui atteste de sa robustesse.

5 - Finalisation de son compte [email protected] par le bénéficiaire (Retour au haut de page)

Le bénéficiaire a choisi de gérer son adresse mail chez abeille-cyclotourisme.fr. Bien !

Quand le bénéficiaire reçoit ses instructions de configuration, il se prépare: une adresse mail de secours, un n° de téléphone de secours, un mot de passe en 8 caractères mini (dont au moins une minuscule, une majuscule et un chiffre). Il se connecte à l'adresse indiquée (<https://apps.google.com/user/hub>). On y va !

6 - Récupération en fin de bail d'une adresse confiée et remise à neuf de cette adresse (Retour au haut de page)

En fin de bail, sur demande du webmestre Abeille, le bénéficiaire de l'adresse transmet au webmestre:

À réception, le webmestre Abeille:

Le tour est joué.

7 - Suppression d'une adresse perdue ou volée (eh oui !) (Retour au haut de page)

7.1 -    Simple réinitialisation du mot de passe

Le webmestre s'authentifie dans le compte admin.

Liste des comptes Abeille

Nota: L'utilisateur pourra toujours récupérer lui-même son mot de passe. Par le moyen ci-dessus, on a recréé pour envoyer ensuite à l'utilisateur un nouveau mot de passe, ou on a viré l'utilisateur du compte qu'il avait, supposant qu'on a de bonnes raisons pour cela. En effet, dès qu'on a changé le mot de passe, l'utilisateur ne peut plus y accéder.

7.2 - Détruire le compte.

Notons que cette deuxième procédure est en principe inutile pour l'Abeille, sauf si on veut vraiment détruire le compte (on peut même renommer un ancien compte tombé en désuétude). On tente, toutefois avec notre ami z312: On commence comme avant jusqu'à:

8 - Peut-on re-créer la même adresse après sa destruction ? (Retour au haut de page)

8.1 - Tentaative de recréation du compte [email protected]

On a fermé le compte, on a attendu 24 heures (dont une nuit, donc, pour être sûr que tout est stabilisé sur les serveurs de Google et que le compte est bel et bien fermé. Maintenant, on tente de le recréer. On va suivre à la lettre le processus du paragraphe 3 (création).

Le webmestre s'authentifie dans le compte administrateur.

En cliquent "Ajouter un nouvel utilisateur", cet utilisateur qu'on avait détruit revient à la vie. Penser à noter son adresse mail (qui sera son identifiant) et son mot de passe (que le webmestre a créé en 8 caractères). On vient de recréer ici l''utilisateur Z312 (prénom Z, nom 312, mail [email protected], mot de passe créé par l'administrateur "Z312z312" (il faut 8 caractères dont au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre). C'est l'utilisateur qu'on avait fermé définitivement hier.

z312
z312 va être créé
z312
z312 vient d'être créé
z312
Informations pour z312

Le tour est joué. Le compte est re-créé à l'identique. En bas à droite, se trouve un menu qui permet notamment d'"Imprimer les informations de connexion". Parfait ! Le tour est joué.

8.2 -     Conclusion

Ce n'est jamais fini, on pourra toujours re-créer à l'identique le compte [email protected] en dépit du fait qu'on l'a créé avant et qu'on l'a ensuite fermé. On eut donc détruire un compte et le recréer. On s'abstiendra néanmoins de le faire, par pure prudence.

9 - Adresse de redirection (Retour au haut de page)

C'est une adresse analogue à l'adresse [email protected]: elle est gérée par le webmestre Abeille et pas par le bénéficiaire. Tout message adressé à cette adresse est automatiquement redirigée, sur le serveur Google (donc instantanément),vers l'adresse personnelle du bénéficiaire. C'est tout. Ensuite, le bénéficiaire répondra au message depuis son adresse personnelle.

Avantage ? C'est très simple (il n'y a rien à configurer, rien de spécial à faire, c'est le webmestre Abeille qui fait tout le boulot), et c'est cette adresse qui est exposée sur internet, sur les listes de la FFvelo, du Coreg IDF, du Codep92, de l'Abeille, etc et attire le spam. L'adresse personnelle n'est pas exposée aux robots qui moissonnent sur internet les adresses qui y sont exposées, et demeure propre... Et on continue à n'avoir qu'une seule adresse à consulter, ce qui est très confortable.

Inconvénient ? Même si on peut écrire cette adresse en ligne de signature de ses messages, les messages qu'on enverra proviendront de son adresse personnelle, à laquelle nos interlocuteurs répondront. Cet inconvénient est tout à fait mineur.

"Le Cyclotourisme, un art de vivre"